Die 10 besten Tipps für produktiveres Arbeiten

Dutzende ungelesene E-Mails, eine endlos lange To-Do-Liste, das ständig klingelnde Telefon und ein Meeting nach dem anderen: In vielen Büros ist das Arbeitsalltag. Wer sich im Job auf eine Sache konzentrieren möchte, hat es mitunter schwer. Kein Wunder, dass sich nach Feierabend bei manchen das deprimierende Gefühl einschleicht, man hätte nichts geschafft.

Wie kann man die eigene Produktivität steigern?

Hier sind zehn Tipps, wie du deine Produktivität am Arbeitsplatz steigern kannst, ohne dich zu überlasten:

1. Aufgaben-Priorisierung mit To-Do-Listen und Tagesplan

Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und erledige sie zuerst. Priorisierung hilft, den Fokus zu behalten und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu reservieren. Mache dir am besten jeden Morgen einen klaren Plan, welche Aufgaben die höchste Dringlichkeit haben und heute bearbeitet werden müssen. Welche To Do´s lassen ein größeres Zeitfenster zu, welche können durchaus sogar delegiert werden und welche sind reine Zeitverschwendung?

2. Zeitmanagement

Nutze Zeitmanagement-Techniken wie die Pomodoro-Technik, um deine Arbeitszeit effektiv zu strukturieren. Indem du Arbeitsphasen mit kurzen Pausen abwechselst, kannst du deine Konzentration steigern und Ermüdung vorbeugen.

3. Fokuszeit einräumen

Reduziere Störquellen, indem du dir Zeit im Kalender blockst, um wichtige, kreative oder anspruchsvolle Aufgaben konzentriert zu erledigen. Schon vier Stunden „Fokuszeit“ können bei einer 40-Stunden-Woche einen großen Unterschied machen. Wichtig dabei: Hole deine Kollegen mit ins Boot.

4. Arbeite im Stehen

Wer einen Sitz-Steh-Schreibtisch hat, sollte öfter im Stehen arbeiten. Eine Studie mit Call-Center-Angestellten in Texas kam zu dem erstaunlichen Ergebnis, dass die Probanden, die auch im Stehen arbeiten konnten, ihre Arbeitsproduktivität um ganze 46 Prozent steigerten. Die Gründe für die Verbesserung sind vielfältig. So beugt das Stehen zum Beispiel Müdigkeit vor.

5. Pausen machen

Regelmäßige Pausen sind essenziell, um Energie und Produktivität aufrechtzuerhalten. Studien haben tatsächlich gezeigt, dass die produktivsten Mitarbeiter alle 52 Minuten eine Pause von 17 Minuten einlegen. Also: Drehe eine Runde um den Block, nimm dir Zeit für ein Mittagessen oder lade deine Batterien mit Kollegen bei einem Kaffee wieder auf. Dabei ist es empfehlenswert, den Arbeitsplatz zu verlassen, um auf andere Gedanken zu kommen.

6. Vermeide Multitasking

Dem Meeting folgen, dabei noch schnell eine E-Mail schreiben oder die aktuellen Zahlen auswerten – Viele Menschen denken, sie könnten mehrere Dinge gleichzeitig erledigen. Doch zahlreiche Forschungen haben ergeben, dass Multitasking neuropsychologisch gar nicht möglich ist. Je nach Komplexität der Aufgabe, dauert es drei bis fünf Minuten, um nach einer Unterbrechung wieder im Thema zu sein. Wechselst du zwischen zwei Aufgaben brauchst du am Ende doch mehr Zeit und arbeitest damit ineffizienter.

7. Zeitfresser Meetings

Auch was Meetings betrifft, gibt es zahlreiche Studien, die zeigen, dass Meetings und Besprechungen mitunter die größten Hindernisse für die Produktivität von Mitarbeitenden sind. Laut Atlassian zum Beispiel, beklagen sich fast 47% der Arbeitnehmer darüber, dass die Zeit, die sie für Besprechungen aufwenden, der größte Zeitfresser während der Arbeitszeit ist. Hier helfen klare Absprachen im Team und eine Agenda. Wenn ein Tagesordnungspunkt nicht alle betrifft, setzt man diesen an das Ende der Besprechung. Das Ergebnis: Mehr meetingfreie Zeit für den Rest.

Und: Statt sich in einer Besprechung berieseln zu lassen, hilft es, sich vor einem Meeting zu fragen, wann die Besprechung für einen selbst erfolgreich ist. Zum Beispiel neue Ideen, eine Entscheidung oder mehr Informationen, womit die eigene Arbeit im Nachgang produktiver gestaltet werden kann.

8. Aufschieberitis den Kampf ansagen

Wer dazu neigt größere, vielleicht unangenehme Aufgaben auf die lange Bank zu schieben und dann auf den letzten Drücker zu erledigen, macht aus dieser unerledigten Aufgabe einen Stressfaktor. Die Folge dieser sogenannten Prokrastination: Du lässt dich leicht ablenken oder gehst To Do´s an, die eigentlich auch später erledigt werden könnten, statt endlich einen Haken an die Aufgabe zu machen. Ein Tipp: Unterteile umfangreiche Aufgaben in mehrere kleine. Das sorgt für kurzfristige und häufigere kleine Erfolgserlebnisse.

9. Arbeitszeit: Qualität vor Quantität

Stanford-Forscher entdeckten 2014 das Phänomen der “Produktivitätsklippe”. Die Studie zeigte, dass Menschen, die 70 Stunden pro Woche arbeiten, nicht mehr leisten als diejenigen, die 55 Stunden für eine ähnliche Arbeit aufwenden. Kurzum: Wer länger arbeitet, erzielt nicht immer auch bessere Ergebnisse.

Wie du die Qualität deiner Arbeit verbessern kannst? Mache zum Beispiel regelmäßige Pausen, achte auf eine ausgewogenen Work-Life-Balance, auf eine angemessene Schlafroutine und auf Bewegung während des Tages. Achte auf dich selbst – auch im privaten Alltag.

10.  Mach´s dir schön

Dekoriere deinen Arbeitsplatz mit persönlichen Dingen wie Fotos oder Pflanzen. Bringe Farbe ins Spiel. Die Farbe blau etwa kann beruhigend wirken und die Konzentration fördern. Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohl fühlt, ist entspannter und letztlich effizienter.

Produktiver arbeiten durch aktives Selbstmanagement

Um im Joballtag produktiver zu sein, musst du nicht länger und härter arbeiten. Teile dir deine Arbeitszeit durch die Priorisierung deiner Aufgaben richtig ein und gönne dir regelmäßig Pausen. Vermeide Ablenkungen und belohne dich selbst, wenn du wichtige Dinge erledigt hast.

Und wenn du am Abend immer noch das Gefühl hast, nichts geschafft zu haben, rufe dir ins Gedächtnis, was du an dem Tag alles erledigt hast. Dazu gehört auch die Unterstützung deiner Kollegin, die gerade nicht weiterwusste oder das anstrengende Telefonat mit einem Kunden.